ENG-

It’s a word you’ll hear me repeat regularly. It can be defined by “procedure”, “process” or “list of steps” for example, but it turns out that the software I use* calls Workflow this approach, and I have been using it for years.
I’m a big fan of Workflows. Whether it’s for the customer experience, for the procedure of my customer appointment, for the way I edit my images… Everything is organized and procedural. Ok, I admit it, it’s also because I have a very bad memory, and at the base, difficulty concentrating, that I gradually created lists of steps for me making sure you don’t forget anything.

If you work as a team, it is also a sure way to have a real follow-up, and to know where you are with each client, as well as the next step to come.

My philosophy is that once you realize your Workflow mindlessly, it’s totally imprinted in your mind and is like a reflex, that’s when you can start adding stuff. (You can also discover Maddy’s pose workflow during her couple sessions in her book “THE COUPLE SESSION”, allowing you to no longer lack inspiration, to always have the essential images and to leave room for your mind to more creativity).

The very first exercise will therefore consist of taking a sheet of paper or opening a document on your computer, sitting down quietly, and noting all the experience and the different stages that your client will experience during his visit to you.

Break down your current customer experience into 3 main steps:
-BEFORE
-DURING
-AFTER

And in each chapter, write down all the contact you have with the customer. This is to make an inventory, and to have a working basis to then be able to go into more detail in the creation of a signature customer experience, unique to you and which will elevate your brand image to a higher level.

Write down everything, from the way you interact during the first contact, to the way you deliver the images, to the possible little attentions that you have already developed. Try to have the clearest and most objective look at your Workflow. And even if it comes down to an online booking, a session, and a gallery delivered by email, note it. We are not here to judge, but to establish the starting point. No need to write down things that don’t exist, or start imagining a future process. Just to take stock.

Also think about how you will follow this process. If you are more digital, many software for photographers exist today *, allowing you to follow step by step the progress of your experience with your client. I’m thrilled to share mine in the resources, which I’ve worked with for years and have saved me more than once!

If you are more old school, you can have paper files, with the cover, the process and the checkboxes (I myself did this for years before discovering my current platform). This is a method like any other, but requiring you to watch regularly, to put reminders in the agenda, and to be at the office. But well organized, it can be a very clear way to work.

Simply find what suits you best, because who says Workflow, says Follow-up. And a follow-up must be… followed. A Workflow will be useless if, in the end, you don’t respect it, and you let yourself be overwhelmed by other daily tasks.

Beyond regular reminders, it’s also up to you to be proactive and to go, perhaps every morning or at least at the beginning of the week, to take a look at each client in progress, and see what are the next steps, reminders, or appointments to organize.

Another idea is also, as far as possible, to organize all the different stages of the experience from the start. Thus, we note from the beginning the various reminders in the agenda, and the possible appointments. The disadvantage is indeed that it is necessary to be able to have this visibility, sometimes over several weeks or months, and that things can evolve, as much on your side as on that of the customer.

It may seem like a constraint, but as said before, it will eventually become a habit. And this experience ++ is going to be the basic experience that you will offer. Until adding new things, and still pushing to the next level.

Once your current Workflow is clear and precise, it’s time to take it to the next level!

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FR-

C’est un mot que vous m’entendrez répéter régulièrement. On peut le définir par “procédure”, “process” ou “liste des étapes” par exemple, mais il se trouve que le logiciel que j’utilise* intitule Workflow cette démarche, et je l’utilise depuis des années.

Je suis une grande fan des Workflows. Que ce soit pour l’experience client, pour la procédure de mon RDV client, pour ma façon d’éditer mes images… Tout est organisé et procéduré. Ok, je l’admets, c’est aussi parce que j’ai une très mauvaise mémoire, et à la base, du mal à me concentrer, que j’ai créé au fur et à mesure, des listes d’étapes m’assurant de ne rien oublier.

Si vous travaillez en équipe, c’est aussi une façon sûre d’avoir un vrai suivi, et de savoir où vous en êtes pour chaque client, ainsi que la prochaine étape à venir.

Ma philosophie est que une fois que vous réalisez votre Workflow sans réfléchir, qu’il est totalement imprimé dans votre esprit et se fait comme un reflex, c’est là que vous pouvez commencer à ajouter des choses. (Vous pouvez aussi découvrir le workflow de poses de Maddy lors de ses séances couple dans son livre “THE COUPLE SESSION”, permettant de ne plus manquer d’inspiration, d’avoir toujours les images indispensables et de laisser la place à son esprit pour plus de créativité).

Le tout premier exercice consistera donc à prendre une feuille de papier ou ouvrir un document sur votre ordinateur, s’assoir tranquillement, et noter toute l’expérience et les différentes étapes que votre client va experimenter lors de son passage chez vous.

Découpez votre experience client actuelle en 3 grandes étapes:
-AVANT
-PENDANT
-APRES

Et dans chaque chapitre, notez tous les contacts que vous avez avec le client. Il s’agit là de faire un état des lieux, et d’avoir une base de travail pour pouvoir ensuite aller plus en détail dans la création d’une experience client signature, unique à vous et qui va élever votre image de marque à un niveau supérieur.

Notez tout, de votre façon d’interagir lors du premier contact, à la façon dont vous délivrez les images, aux petites attentions éventuelles que vous auriez déjà développées. Essayez d’avoir le regard le plus clair et objectif sur votre Workflow. Et même s’il se résume à un booking en ligne, une séance, et une galerie délivrée par mail, notez le. Nous ne sommes pas ici pour juger, mais pour établir le point de départ. Pas besoin de noter des choses qui n’existent pas, ou de commencer à imaginer un process à venir. Juste de faire un état des lieux.

Réfléchissez aussi à la façon dont vous allez suivre ce process. Si vous êtes plutôt digital, de nombreux logiciels pour photographe existent aujourd’hui*, permettant de suivre étape par étape l’avancement de votre experience avec votre client. Je suis ravie de partager le mien dans les ressources, avec lequel je travaille depuis des années et qui me sauve plus d’une fois!

Si vous êtes plus vieille école, vous pouvez avoir des dossiers papiers, avec en couverture, le process et les cases à cocher (j’ai moi-même fait ca pendant des années avant de découvrir ma plateforme actuelle). Cela est une méthode comme une autre, mais vous obligeant à regarder régulièrement, à vous mettre des rappels dans l’agenda, et à être au bureau. Mais bien organisé, ce peut être une façon très claire de travailler.

Trouvez simplement ce qu’il vous convient le mieux, car qui dit Workflow, dit Suivi. Et un Suivi se doit d’être… suivi. Un Workflow ne servira à rien si, au final, vous ne le respectez pas, et vous vous laissez submerger par les autres tâches journalières.

Au delà des rappels réguliers, c’est aussi à vous d’être pro-actif et d’aller, peut-être tous les matins ou au moins tous les débuts de semaine, jeter un oeil sur chaque client en cours, et voir quelles sont les prochaines étapes, relances, ou rdv à organiser.

Une autre idée est aussi, dans la mesure du possible, d’organiser déjà toutes les différentes étapes de l’expérience dès le départ. Ainsi, on se note dès le début les différents rappels dans l’agenda, et les éventuels rendez-vous. L’inconvénient est effectivement qu’il faut pouvoir avoir cette visibilité, parfois sur plusieurs semaines ou mois, et que les choses peuvent évoluer, autant de votre côté que de celui du client.

Cela peut vous sembler une contrainte, mais comme dit précédemment, cela va finir par devenir une habitude. Et cette experience ++ va être l’experience basique que vous proposerez. Jusqu’à ajouter de nouvelles choses, et encore pousser au niveau supérieur.

Une fois votre Workflow actuel bien clair et précis, il est temps de le passer au niveau supérieur!

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